Características de un buen diseño de sistema

Características de un buen diseño de sistema

Para que se considere que un sistema tiene un buen diseño es necesario que sea de fácil manejo y sobre todo que sea adecuado a las necesidades del cliente.

El diseño consta de dos partes:

• El diseño conceptual
• El diseño técnico

Diseño conceptual

Este es el primero en realizarse y en el cual se le dice al cliente que es lo que va a hacer el sistema describiéndolo de tal forma que el cliente pueda comprender lo que se le explica.
Para que el diseño conceptual sea bueno debe contar con ciertas características

• Escribirse en el lenguaje del cliente
• No debe tener expresiones técnicas
• Es independiente de la implementación
• Estar vinculado con los documentos del requerimiento.

Diseño técnico

Este permite a los desarrolladores entender cuales son el hardware y software que el cliente necesita para resolver sus necesidades.

En este diseño se describe lo siguiente:

• La configuración correcta del hardware.
• Las necesidades de software.
• Las interfaces de comunicación.
• Las entradas y salidas del sistema.
• La arquitectura de red.
• Y cualquier otro aspecto que incida en la transformación de los requerimientos en una solución.

Este diseño se compone de sub diseños que son:

• Diseño de Salidas. Es decir los resultados que genera el sistema. Que información se presentara, la forma en que se presentara.
• Diseño de Archivos.
• Diseño de Interacciones con la Base de Datos.
• Diseño de la Entrada. Es decir los datos que serán ingresados. La forma en que se ingresaran y como se van a ingresar.
• Diseño de Controles. Anticipa los errores que se cometerán al ingresar los datos. Garantizar el acceso de usuarios autorizados.
• Diseño de Procedimientos. Tareas que se harán al usar el sistema

Observación

Observación

Es el registro visual de lo ocurre es una situación real, clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con algún esquema previsto y según el problema que se estudia.

Al igual con los otros métodos, previamente a la ejecución de la observación el investigador debe definir los objetivos que persigue, determinar su unidad de observación, las condiciones en que asumirá la observación y las conductas que deberán registrarse.

• Cuando se decide utilizarla hay que tomar en cuenta ciertas consideraciones.

• Debe ser planificado cuidadosamente para que reúna los requisitos de validez y confiabilidad.

• Se le debe conducir de manera hábil y sistemática

• Tener destreza en el registro de datos, diferenciando los aspectos significativos de la situación y los que no tienen importancia.

Posibles errores con el uso del método de observación.

Las condiciones de una investigación puede ser seriamente objetables si el diseño de la misma no se ha tomado en cuenta los posibles errores de observación.

Estos errores están relacionados con:

• Los Observadores. Estos se asocian al hecho de la participación de otras personas, además del investigador, en el proceso de la observación de los hechos o fenómenos en estudio
• El instrumento utilizado para la observación. Se relacionan con los desaciertos en que se incurre en su elaboración y lo que se desea medir.
• El fenómeno observado. Se dan cuando los aspectos que deben ser conocidos de las unidades o fenómenos de observación no se presentan en igualdad de condiciones para todos ellos, ya sea porque varíen las circunstancias en que se observa el fenómeno o a la propia variabilidad del sujeto en estudio.

Observación del entorno físico

La observación de las actividades de los tomadores de decisiones es sólo una forma de evaluar sus requerimientos de información. La observación del entorno físico en el cual se desempeñan los tomadores de decisiones también pone de manifiesto muchos de sus requerimientos de información. Con mucha frecuencia, dicha observación implica examinar sistemáticamente las oficinas de los tomadores de decisiones ya que estas constituyen su principal lugar de trabajo. Los tomadores de decisiones influyen en, y a su vez reciben influencia de sus entornos físicos.

Observación estructurada del entorno

Los críticos de cine a veces recurren a una forma de crítica estructurada conocida como análisis de escenario para evaluar sistemáticamente lo que hay en una sola toma de película

A menudo los analistas de sistemas utilizan este enfoque en donde es posible observar las circunstancias del entorno que confirmaran o negaran el discurso o dialogo de la organización que se refleja en las entrevistas o cuestionarios.

El método para la observación estructurada del entorno por sus siglas en ingles STROBE requiere que el analista observe explícitamente siete elementos que por lo general se encuentran en las oficinas

Elementos observables	Preguntas
Ubicación de la oficina	¿Es fácil localizar las oficinas?
Colocación del escritorio	¿La ubicación de escritorio es visible para todos ¿
Equipo fijo	¿Esta ordenada esta área?
Accesorios	¿Hay suficientes equipos para trabajar?
Fuentes externas de información	¿Es muy común buscar información en fuentes externas?
Iluminación y colores de la oficina	¿Es cómoda la iluminación para trabajar? ¿Los colores son una distracción para el trabajo?
Vestimenta de los tomadores de decisiones	¿Es adecuada la vestimenta de los tomadores de decisiones?

Análisis de datos cuantitativos

Análisis de datos cuantitativos

Análisis de datos

•El análisis de datos consiste en la realización de las operaciones a las que el investigador someterá los datos con la finalidad de alcanzar los objetivos del estudio.

•Todas estas operaciones no pueden definirse de antemano de manera rígida. La recolección de datos y ciertos análisis preliminares pueden revelar problemas y dificultades que des actualizarán la planificación inicial del análisis de los datos.

•Sin embargo es importante planificar los principales aspectos del plan de análisis en función de la verificación de cada una de las hipótesis formuladas ya que estas definiciones condicionarán a su vez la fase de recolección de datos.

Existen dos grandes familias de técnicas de análisis de datos:

• ›Técnicas cualitativas: en las que los datos son presentados de manera verbal (o gráfica) - como los textos de entrevistas, las notas, los documentos…-
• ›Técnicas cuantitativas: en las que los datos se presentan en forma numérica.

Objetivos

1. Probar teoría en la realidad.

2. Describir estadísticamente o predecir hechos.

3. Mostrar relaciones entre variables.

Existen dos niveles de análisis cuantitativos.

1. Análisis descriptivos

2. Análisis ligados a las hipótesis

Análisis descriptivo

Consiste en asignar un atributo a cada una de las variables del modelo teórico.

• Los atributos pueden ser estadísticos descriptivos como la media, la mediana, la moda o la varianza, sobre cuyas propiedades existe gran conocimiento, experiencia y consenso, por lo que no es necesario realizar análisis de validez y fiabilidad. Pero en estadísticos menos conocidos (como por ejemplo la covarianza) puede ser necesario realizar este tipo de análisis.
• Es necesario tener definidos los criterios a seguir en caso de porcentajes elevados de no respuesta y los eventuales sesgos que esto pueda representar.
• El análisis descriptivo suele realizarse mediante la utilización de software estadístico como el SPSS, Systat, etc.

Análisis ligados a las hipótesis

Cada una de las hipótesis planteadas en el estudio debe ser objeto de una verificación. Cuando los datos recolectados son de naturaleza cuantitativa, esta verificación se realiza con la ayuda de herramientas estadísticas que se definen sobre la base de 3 aspectos principales:

• Las hipótesis que se desea verificar.
• Los diseños de investigación (experimental, cuasi experimental, experimental invocado…).
• Distribución estadística de las variables.

El Análisis de los datos depende de Tres Factores

1. Nivel de medición de las variables.2. La manera como se haya formulado la hipótesis.3. El interés del investigador.

Problemas con el uso del método cuantitativo

1. Validez cuestionable.
2. Investiga grandes poblaciones a través del muestro probabilístico (uniformando individuos).
3. Inflexibilidad en los procedimientos de análisis estadístico.
4. Control de otras variables es difícil y de ahí surge la necesidad del uso del concepto error experimental.
5. Análisis e interpretación de datos puede realizarse en menor tiempo.

Muestreo

Muestreo

Muestreo: Es la actividad por la cual se toman porciones de una población de elementos sobre los cuales se tomaran ciertos criterios de decisión.

Importancia

Permite una reducción considerable de los costos de los materiales de estudio, una mayor rapidez en la obtención de la información y el logro de resultados con máxima calidad.

Terminología

En el muestreo se manejan diversos tipos de términos los cuales es importante conocer antes de llevar a cabo esta actividad, algunas de estos términos son las siguientes:

• Parámetro. Medida usada para describir alguna característica de una población, como puede ser una media aritmética, una mediana o una desviación estándar de una población.
• Distribución en el muestreo. Extracción de dos o más muestras de la misma población.
• Error estándar. Estimación de la desviación estándar, derivado de una muestra de un estadístico.
• Error de muestreo. Diferencia entre el resultado obtenido de una muestra o un estadístico y el resultado.

Clasificación de los métodos de muestreo

Se pueden clasificar de acuerdo al número de muestras tomadas de una población para un estudio o de acuerdo a la manera usada en seleccionar los elementos incluidos en la muestra.

Bajo estas clasificaciones existen tres tipos de métodos de muestreo

• Simple. Se toma solamente una muestra de la población. Se debe tener en cuenta que el tamaño de la muestra debe de ser lo suficientemente grande  para tener una conclusión.
• Doble. Es necesario tomar dos muestras ya que si la primera no es decisiva se deberá extraer una segunda muestra de la misma población, las cuales son combinadas para analizar los resultados.
• Múltiple. Es similar al muestreo doble con la diferencia que el numero de muestras sucesivas es de mas de dos muestras.

La necesidad de muestreo

Hay muchas razones por las que un analista tendría que seleccionar una muestra representativa de datos para examinarla o personas para entrevistarlas, aplicarles un cuestionario u observarlas. Entre estas razones se incluyen:

1. Reducir costos.
2. Acelerar la recopilación de datos.
3. Mejorar la efectividad.
4. Reducir la parcialidad.

Diseño del muestreo

Un analista e sistemas debe seguir cuatro pasos para diseñar una buena muestra:

1. Determinar qué datos van a ser recopilados o descritos.
2. Determinar de qué población se van a tomar las muestras.
3. Escoger el tipo de muestra.
4. Decidir el tamaño de la muestra.

Decisión del tamaño de la muestra

Con frecuencia el tamaño de la muestra depende del costo involucrado o del tiempo requerido por él analista de sistemas, o incluso del tiempo que tengan las personas de la organización.

el analista de sistemas debe seguir siete pasos, algunos de los cuales son juicios subjetivos, para determinar el tamaño de la muestra requerido:

1. Determinar el atributo (en este caso, el tipo de errores que buscará).
2. Localizar la base de datos o informes en los cuales se puede encontrar el atributo.
3. Examinar el atributo. calcular p, la proporción de la población que tiene el atributo.
4. Tomar la decisión subjetiva con respecto a la estimación del intervalo aceptable, i.
5. Seleccionar el nivel de confianza y buscar el coeficiente de confianza (valor z) en una tabla.
6. Calcular , el error estándar de la proporción de la siguiente manera:

Determinar el tamaño de la muestra necesario, n, con la formula siguiente

EL CUESTIONARIO

EL CUESTIONARIO

¿Que es el cuestionario?

El cuestionario es un documento formado por un conjunto de preguntas que deben estar redactadas de forma coherente, y organizadas, secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada planificación, con el fin de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la información que se precisa.

Es el método que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener respuestas sobre el problema en estudio y que el investido o consultado llena por si mismo.

Uso del cuestionario

El uso del cuestionario es una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas estudiar:

• Actitudes.
• Creencias.
• Comportamientos.
• Características.

De muchas personas importantes en la organización que podrían resultar afectadas por los sistemas actuales y propuestos.

Planeación del uso del cuestionario

El desarrollo de un cuestionario útil implica una considerable cantidad de tiempo de planeación.

Lo primero que se debe decidir es:

“Que fines persigue al utilizar una encuesta”

Considere el uso del cuestionario si:

• Las personas que necesita encuestar se encuentran en ubicaciones dispersas
• Una gran cantidad de personas esta involucrada en el proyecto de sistema
• Esta haciendo un estudio preliminar y desea medir la opinión general antes de que se determine el rumbo que tomara el proyecto de sistemas.
• Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificara y abordara cualquier problema relacionado con el sistema actual.
• Una vez que haya determinado que tiene buenos motivos para usar un cuestionario y que haya precisado los objetivos que se cumplirán por medio de este, puede proceder a elaborar las preguntas.

Redacción de preguntas

Los tipos básicos de preguntas que se utilizan en los cuestionarios son las abiertas y las cerradas:

·         Preguntas abiertas: son aquellas que dejan abiertas al encuestado todas las posibles opciones de repuestas

Ejemplo: “describa los problemas que este experimentando actualmente con la impresión de informes" o "en su opinión, ¿que tan útiles son los manuales de usuarios para el paquete de contabilidad  del sistema actual?"

Preguntas cerradas: Las preguntas cerradas deben usarse cuando el analista de sistemas puede listar eficazmente todas las posibles respuestas a la preguntas y cuando todas las respuestas listadas son mutuamente excluyentes, es decir, que al elegir una se impida la elección de cualquier de las demás.

Uso de escalas en el cuestionario

• El escalamiento es el proceso consistente en asignar números u otros símbolos a un atributo o características con propósito de medición.
• Medición. Por lo general, lo analistas de sistemas utilizan dos diferentes formas de escalas de medición:

1. Las escalas nominales. Se utilizan para clasificar cosas. Por ejemplo: ¿Qué tipo de software usa más?

a)      un procesador de texto

b)      una hola de calculo

c)       una base de datos

d)      un programa de correo electrónico

2. Las escalas de intervalos. Poseen las características de que los intervalos entre cada uno de los números son iguales. Debido a esta característica pueden realizarse operaciones matemáticas en los datos del cuestionario, lo cual da lugar a un análisis mas completo. Por ejemplo: ¿Qué tan útil es el apoyo que ofrece el grupo de soporte técnico?

Diseño de cuestionarios

Algunas reglas para diseñar un buen cuestionario:

•   Deje bastante espacio en blanco
•   Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas.
•   Facilite a los encuestados que marquen con claridad su respuesta.
•   Mantenga un estilo consistente.

El orden de las preguntas

Algunos lineamientos para ordenar las preguntas son:

•   Colocar primero las preguntas más importantes para los encuestados.
•   Agrupar los elementos de contenido similar.
•   Incorporar primero las preguntas menos polémicas.

Debido a su administración se puede presentar problema relacionados con la cantidad y calidad de datos que pretende obtener para el estudio.

Algunos problemas asociados con el envío de los cuestionarios podrían ser:

• Que no fuese devuelto
• Los consultados pueden evadir la respuesta a alguna pregunta o no darle la importancia necesaria a las respuestas proporcionadas.

Por ello y otros factores más, el instrumento que se use para la recolección de datos debe ser objeto de una cuidadosa elaboración.

Algunas ventajas del cuestionario son: 

• Su costo relativamente bajo
• Su capacidad para proporcionar información sobre un mayor número de personas en un periodo bastante breve y la facilidad de obtener, cuantificar, analizar e interpretar los datos.

Dentro de las limitaciones de este método figuran las siguientes:

• Es poco flexible
• La información no puede variar ni profundizarse
• Si el cuestionario es enviado por correo se corre el riesgo de que no llegue al destinatario o no se obtenga respuesta de los encuestados

ENTREVISTA

LA ENTREVISTA

¿QUE ES UNA ENTREVISTA?

Es una conversación entre dos o más personas que tiene como finalidad la obtención de información o respuestas a los interrogantes planteados sobre un tema propuesto.

La entrevista es un acto de comunicación oral que se establece entre dos o más personas (el entrevistador y el entrevistado o los entrevistados) con el fin de obtener una información o una opinión, o bien para conocer la personalidad de alguien. En este tipo de comunicación oral debemos tener en cuenta que, aunque el entrevistado responde al entrevistador, el destinatario es el público que está pendiente de la entrevista. 

¿QUIENES RESPONDEN A LA ENTREVISTA?

Quienes responden a una entrevista pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta.

OBJETIVOS DE LA ENTREVISTA

1. Obtener la mayor información posible de individuos, grupos o procesos.
2. Facilitar la recolección de información o datos.
3. Permitir la posibilidad de aclarar dudas, orientar las situaciones o problemas y resolver las dificultades que pueda tener la persona entrevistada.

COMPONENTES DE UNA ENTREVISTA

TIPOS DE ENTREVISTAS

ENTREVISTA ESTRUCTURADA

La entrevista estructurada o preparada es la más estática y rígida de todas, ya que se basa en una serie de preguntas predeterminadas e invariables.

Se predeterminan en mayor medida las respuestas por obtener, y se fijan de antemano los elementos a tratar o sus interrogantes en un marco o tema preestablecido.

En este tipo de entrevista las preguntas planteadas son de tipo cerradas, donde el entrevistado debe de escoger una opción entre las respuestas alternativas a la pregunta.

Contienen categorías o alternativas de respuestas que ya han sido delimitadas. Es decir, se les presentan a las personas las posibilidades de respuestas y ellos deben acomodarse a ellas.

ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA

Se trabaja con preguntas abiertas, sin un orden preestablecido, adquiriendo características de conversación. Esta técnica consiste en realizar preguntas de acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista. Tiene el inconveniente de que puede pasar por alto áreas de aptitud, conocimiento o experiencia del solicitante, al obviar preguntas importantes del tema a tratar. En este sentido, la empresa no resulta beneficiada, porque se pierde información que puede ser de interés.

Poseen la ventaja de permitir un diálogo más profundo y rico, de presentar los hechos en toda su complejidad captando no sólo las respuestas a los temas elegidos sino también actitudes, valores y formas de pensar.

En este tipo de entrevista las preguntas planteadas son de tipo abiertas, donde se permite al informante responder con sus propias palabras. Proporcionan una variedad más amplia de respuestas.